- Assurer le soutien administratif quotidien de l’équipe en charge des projets de construction
- Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances courantes
- Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes afin de réunir les informations et documents nécessaires
- Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique
- Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients
- Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents conformément aux processus définis
- Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances et les données administratives, contractuelles et financières des projets
- Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires
- Effectuer un premier contrôle administratif des contrats, commandes et factures
- Suivre les circuits de validation des documents et accompagner les partenaires externes dans leurs démarches administratives
- Traiter et suivre les factures fournisseurs ainsi que la facturation mensuelle des projets
- Préparer les décomptes finaux et accompagner la clôture administrative des projets
- Gérer les fournitures, le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l’équipe
- CFC d’employé·e de commerce ou formation jugée équivalente
- Première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement dans un environnement de gestion de projets
- Une connaissance du secteur de la construction constitue un atout
- Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
- Connaissances de base de l’allemand souhaitées. Des connaissances en anglais constituent un atout
- Très bonne maîtrise de l’environnement Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- La connaissance de SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli constitue un gros avantage
- Aisance avec les environnements de travail à distance, notamment Citrix, appréciée
- Excellentes capacités d’organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches
- Sens des priorités, fiabilité et rigueur dans l’exécution des activités administratives
- Approche proactive, capacité d’anticipation et esprit d’initiative
- Autonomie dans le travail, tout en appréciant la collaboration en équipe
- Communication aisée, sens du service et facilité dans les interactions avec différents interlocuteurs
- Flexibilité et capacité à garder une bonne vue d’ensemble en période de forte activité
- Fort intérêt pour les activités de saisie et les tâches répétitives, de contrôle et de suivi nécessitant précision, constance et concentration
- Disponibilité pour prendre en charge ponctuellement des tâches variées dépassant le périmètre administratif habituel