Få tilgang til styrets e-post i OBFportalen. Lær hvordan du kobler G-mail eller Office 365, håndterer saker, og forenkler styrearbeidet med en felles postkasse. Nyhetsbrev Nå kan styret håndtere all e-post i OBF-portalen For å sikre bedre kommunikasjon og tilgang, introduserer OBFportalen en teknologi som gjør det mulig for styret å integrere dagens e-post og samle alt på ett sted. Våre tjenester Motta tilbud Sist oppdatert: 1. august 2022 Som styremedlem besøker man jevnlig OBFportalen i forbindelse med styrearbeidet. Her har man til nå blant annet kunnet signere viktige dokumenter, godkjenne fakturaer, samt få fullstendig oversikt over økonomien og beboerne i boligselskapet. For å gjøre styrearbeidet enda mer sømløst, lanserer vi nå løsningen som tilkobler e-posten dere i dag benytter som postkasse for boligselskapet, til OBF-portalen. Det betyr at dere fremover vil kunne motta og svare på henvendelser enkelt i en løsning dere allerede bruker. Dere vil også enkelt kunne logge saker i innboksen som behandlet, eller knytte e-poster til saker som skal styrebehandles i et styremøte. Da opprettes en egen sak i styreprotokollen i OBF-portalen. Alle i styret vil ha automatisk genererte signaturer, og man vil enkelt kunne se hvem som har behandlet, svart på og slettet meldinger i innboksen. Se hvordan man tilknytter styrets e-post i OBF-portalen lengre ned i artikkelen. Gjelder kun for G-mail og Office 365 Ved lansering er det kun støtte for to e-postleverandører; Office 365 og G-mail. Det betyr at tjenesten dessverre ikke er tilgjengelig for boligselskap som benytter seg av annen e-postleverandør. Felles styrepostkasse – klare fordeler Dersom styret i dag benytter privat e-postadresse i forbindelse med styrearbeid og henvendelser fra beboere, bør dere tenke dere om. Det er klare fordeler ved å opprette en egen e-postadresse som beboere kan henvende seg til. I tillegg til at alle i styret kan besvare samme e-postkonto, er det enklere å overføre arbeidet til nye styremedlemmer, samtidig som man unngår at viktig historikk går tapt ved fratredelse. Les mer om: Derfor bør du ikke bruke privat e-post i styrevervet Merk: E-postfunksjonen i OBF-portalen er utviklet som en egen, felles plattform for styret. Det er derfor ingen synkronisering mellom sendte elementer, lest-/ulest-status eller utboks i eksterne e-postprogrammer (som Gmail eller Outlook-apper på mobil). Vi anbefaler at all kommunikasjon knyttet til styrearbeid skjer direkte i OBF-portalen, slik at hele styret har oversikt og historikk samlet på ett sted. Slik kobler du styrets e-post til OBF-portalen 1. Logg inn i OBF-portalen (Dersom dere allerede har benyttet dere av denne tjenesten i OBF-portalen, vil dere nå møte en melding på forsiden som forteller at dere må logge inn i styrets e-postkonto på nytt). 2. Gå til Kommunikasjon på venstre vertikale meny 3. Velg deretter Innstillinger i den horisontale menyen 4. Under «Styrets tilkoblede e-postkonto» har dere anledning til å legge til e-posten dere benytter i dag ved å klikke på «+ Legg til» Velg videre fremgangsmåte for: G-mail Office 365 G-mail 5. Velg hvilken leverandør som gjelder for styrets e-postkonto – her «legg til G-mail konto». 6. Fyll inn e-postadresse og App passord for G-mail. 7. For å opprette et App passord, må følgende gjøres: a. Åpne en ny fane i nettleser, og logg inn på styrets G-mail-konto ved å gå til https://gmail.com b. Gå til konto og trykk på «Administrer Google-kontoen din». c. Velg «Sikkerhet i menyen til venstre. d. Påse at «Totrinnsbekreftelse» er slått på for denne kontoen. e. Klikk deretter på «App-passord» (krever at passord til e-postkonto må skrives inn på nytt) f. I første nedtrekksliste, velger man «E-post», og i andre nedtrekksliste velger man «Annen (egendefinert navn)». g. Nytt felt fremkommer, her kan man navngi koblingen, eksempelvis «E-post i Portalen». Trykk så på «Generer». h. Google vil nå gi et App-passord som skal benyttes for å koble til i OBF-portalen. Skriv ned passordet før du går tilbake i OBF-portalen. Gå så tilbake til OBF-portalen. 8. Skriv inn det generte App-passordet i feltet for dette, mellomrom er ikke nødvendig. Trykk deretter på «konfigurer». 9. E-post er nå konfigurert og OBF-portalen vil kunne sende og motta e-post ved bruk av denne e-postkontoen. Tilkoblet konto vises med rett e-postadresse i feltet «Styrets tilkoblede e-postkonto». Tips: Dersom du fortsatt opplever problemer med å koble opp styrets G-mail konto, kan det være at innstillingene for IMAP ikke er aktivert for deres konto. For å aktivere dette, går du til følgende plass: Trykk på tannhjulet oppe til høyre i deres G-mail konto -> Se alle innstillinger og velg fanen «Videresend og POP/IMAP». Aktiver IMAP-tilgangen. Office 365 5. Velg hvilken leverandør som gjelder for styrets e-postkonto - her «legg til G-mail konto» 6. Fyll inn e-postadresse. Trykk deretter på «Konfigurer». 7. I neste steg fyller du igjen inn styrets e-postadresse, for deretter å skrive inn tilhørende passord. Avslutt med «Logg på». 8. Dersom kontoen er satt opp med to-trinns verifisering, vil dere få opp at identiteten må bekreftes. Følg videre steg og motta kode per SMS. Avslutt med «Kontroller». 9. I neste steg må du bekrefte at du gir OBF-portalen tilgang til styrets e-postkonto. Trykk på «Godta». 10. Som et ekstra ledd og sikring at det er styrets e-postadresse du kobler til i OBF-portalen, må du i dette steget bekrefte at tilkoblingen som gjøres er korrekt. Trykk «Bekreft» dersom alt er korrekt. Skulle du vet uhell ha skrevet feil, trykker du «Avbryt». For å starte prosessen for tilkobling på nytt, går du tilbake og begynner fra steg «3» 11. Tilkoblingen er nå gjennomført og OBFportalen er tilkoblet styrets epostkonto. OBS: I dagens samfunn er det mange som er pålogget Office365 i nettleseren fra før i forbindelse med privat/jobb e-post. Det er viktig at man sjekker at det er korrekt og ønsket e-postkonto man forsøker å koble til. Skulle det være forskjell på e-postkontoen som er oppgitt i steg 7 og den innloggede kontoen i Office, vil OBF-portalen stoppe prosessen og du vil få beskjed om å starte prosessen på nytt. Skrevet av Mariann Mariann er kommunikasjonsrådgiver med journalistisk erfaring og bachelor i Kommunikasjonsledelse. Phone